PAYDAŞLAR KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ AYDINLATMA METNİ

Sayın ilgililer;

Bildiğiniz üzere Anayasamızın 20 (3.) madde ve fıkrası “Herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Bu hak; kişinin kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme, bu verilere erişme, bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme ve amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenmeyi de kapsar. Kişisel veriler, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilir. Kişisel verilerin korunmasına ilişkin esas ve usuller kanunla düzenlenir.”  şeklinde düzenlenmiş olup bu hüküm doğrultusunda yasa koyucu tarafından kabul edilen ve 07.04.2016 Resmi Gazete Tarih ve 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu gereğince veri sorumlusu olarak kabul edilen her gerçek ve tüzel kişinin yasa gereğince kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması hususunda azami hassasiyeti göstermesi gerekmektedir.Şirketimiz de bu kapsamda gerek gerçek kişi  müşterilerinin gerek ticari işbirliği içerisinde bulunduğu gerçek kişilerin ve gerekse çalışanlarının yasa tarafından korunan kişisel verilenin işlenmesi, işleme amacını, verilerin aktarılması, silinmesi, muhafaza edilmesi, anonimleştirilmesi vs hususlarında politika tesis etmiş olup bu hususta siz değerli ilgililere bu konuda işbu aydınlatma metinini duyurmaktayız. Şirketimizin web sitesine http://www.semakirtasiye.com.tr gerek otomatik olarak tarafınızca işlenen ve gerekse sözleşme ile bildirilen kişisel verileriniz Şirketimiz tarafından yasa ve yönetmeliğe uygun şekilde muhafaza edilecek olup herhangi bir şekilde üçüncü kişilerle paylaşılmayacaktır.

Bu kapsamda “Veri Sorumlusu” sıfatıyla aşağıdaki ilkeler ve usuller çerçevesinde kişisel verileriniz aşağıda detayları verilen ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde kişisel verilerinizi işlemekteyiz.

1. Kişisel Verilerin Toplanması, İşlenmesi ve İşleme Amaçları

Kişisel verileriniz, Şirketimiz tarafından sağlanan hizmet ve Şirketimizin ticari faaliyetlerine bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle birlikte; otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, Şirketimiz birimleri ve ofisler,  internet sitesi, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir. Şirketimiz sunduğu ürün ve hizmetlerden yararlandığınız müddetçe kişisel verileriniz oluşturularak ve güncellenerek işlenebilecektir.

Ayrıca, Şirketimizin hizmetlerini kullanmak amacıyla çağrı merkezlerimizi veya internet sayfamızı kullandığınızda, Şirketimizi veya internet sitemizi ziyaret ettiğinizde, Şirketimizin düzenlediği eğitim, seminer veya organizasyonlara katıldığınızda kişisel verileriniz işlenebilecektir.

Toplanan kişisel verileriniz, Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması, Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin sizlerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek sizlere önerilmesi, Şirketimizin ve Şirketimizle iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini (Şirketimiz tarafından yürütülen iletişime yönelik idari operasyonlar, Şirkete ait lokasyonların fiziksel güvenliğini ve denetimini sağlamak,  müşterileri değerlendirme/şikayet yönetimi süreçleri, itibar araştırma süreçleri, etkinlik yönetimi, hukuki uyum süreci, denetim, mali işler v.b.), Şirketimizin ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması ve Şirketimizin insan kaynakları politikalarının yürütülmesinin temini amaçlarıyla KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilin de işlenecektir.

2. İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Toplanan kişisel verileriniz; Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması, Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin sizlerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek sizlere önerilmesi, Şirketimizin ve Şirketimizle iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini (Şirketimiz tarafından yürütülen iletişime yönelik idari operasyonlar, Şirkete ait lokasyonların fiziksel güvenliğini ve denetimini sağlamak, iş ortağı/müşteri/tedarikçi (yetkili veya çalışanları) değerlendirme süreçleri, itibar araştırma süreçleri, hukuki uyum süreci, denetim, mali işler v.b.), Şirketimizin ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması ile Şirketimizin insan kaynakları politikalarının yürütülmesinin temini amaçlarıyla iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, Şirket yetkililerine, hissedarlarımıza, kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişilere, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.

3. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, her türlü sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda, yukarıda yer verilen amaçlar doğrultusunda Şirketçe sunduğumuz ürün ve hizmetlerin belirlenen yasal çerçevede sunulabilmesi ve bu kapsamda Şirketimizin sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerini eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi gayesi ile edinilir. Bu hukuki sebeple toplanan kişisel verileriniz KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında bu metnin (1) ve (2) numaralı maddelerinde belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

4. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kanunu’nun 11. maddesinde Sayılan Hakları

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi, işbu Aydınlatma Metni’nde aşağıda düzenlenen yöntemlerle Şirketimize iletmeniz durumunda Şirketimiz talebin niteliğine göre talebi en geç 30 (otuz)  gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca bir ücret öngörülmesi halinde, Şirketimiz tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVK Kanunu’nun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

KVK Kanunu’nun 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, yazılı veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Şirketimize iletebilirsiniz. Kişisel Verileri Koruma Kurulu, şu aşamada herhangi bir yöntem belirlemediği için, başvurunuzu, KVK Kanunu gereğince, yazılı olarak Şirketimize iletmeniz gerekmektedir. Bu çerçevede Şirketimize KVK Kanunu’nun 11. maddesi kapsamında yapacağınız başvurularda yazılı olarak başvurunuzu ileteceğiniz kanallar ve usuller aşağıda açıklanmaktadır.

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile KVK Kanunu’nun 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi; http://www.semakirtasiye.com.tr adresindeki formu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını Sema Kırtasiye Dış Tic. Ltd. Şti. Adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilir veya ilgili formu [email protected] adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz. Bu aydınlatma metninin tarafınızca imzalanması veya web sitemizde onaylamanız halinde Şirketimizin her türlü kampanya reklam vs. nin telefon, e-posta adresine iletileceğine ayrıca açık rıza vermiş olduğunuz kabul edilecektir.

6698 SAYILI KANUN KAPSAMINDA KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASINA İLİŞKİN POLİTİKASI

Bölüm 1. Politika’nın Amacı ve Yürürlüğü

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Kanun, kişisel verilerin “veri sorumlusu” olarak sınıflandırılan ve kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişilerce kişisel verilerin işlenmesine ilişkin usul ve esaasları ortaya koymaktadır.

Kanun kapsamında kişisel veriler “kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi” olarak; işleme ise “kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem” olarak tanımlanmıştır.

Kanun, diğer düzenlemelerinin yanı sıra, veri sorumlularına, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel verisi işlenecek olan veri sahiplerini bilgilendirme / aydınlatma yükümlülüğü getirmiştir. Kanun’un 10. maddesine göre veri sorumluları veri sahiplerini;

• Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
• İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
• Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
• Kanun’un 11. maddesinde sayılan diğer hakları konularında bilgilendirmelidir.

İşbu doküman (“KVKK Politikası”), ŞİRKETİMİZ’ in veri sorumlusu olarak kişisel verilerini işlediği gerçek kişilerin yukarıda belirtilen madde kapsamında aydınlatılması amacıyla kaleme alınmıştır. Bu Politika’nın konusu ŞİRKETİMİZ’ in yetkilileri ve çalışanları, müşterleri, iş ortaklarımızın ve tedarikçilerimizin hissedarları, yetkilileri ve çalışanları  ile  çalışan adaylarımız, eskiden çalışanlar ve stajyerlerimiz ile ŞİRKETİMİZ’ den emekli olan kişiler, ziyaretçilerimiz, iş ortağı ve tedarikçi adaylarımız ve sair üçüncü kişiler olup çalışanlarımıza ilişkin kişisel verilerin işlenmesine ilişkin hususlar Kanun’a uygun şekilde çalışanlara sunulan ayrı bir politika metni kapsamında düzenlenmektedir.

Veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğü

Madde 103– (1) Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişi, ilgili kişilere;

1. a) Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
2. b) Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
3. c) İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,

ç) Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,

1. d) 11 inci maddede sayılan diğer hakları,

Konusunda bilgi vermekle yükümlüdür.

Bölüm 2. Kanun’un Kapsamı ve ŞİRKETİMİZ’ in Kanun’dan Doğan Hak ve Yükümlülükleri

1. Kişisel Verilerin İşlenmesine ilişkin Genel İlkeler

Kanun’un 4. maddesi uyarınca kişisel veriler, Kanun ve diğer ilgili mevzuatta öngörülen usul ve esaslara uygun bir şekilde işlenmelidir. Bu kapsamda veri sorumluları, yukarıda Bölüm 1’de belirtilen aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi dışında kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili olarak aşağıdaki genel ilkelere uymakla yükümlü kılınmıştır:

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.
• Doğru ve gerektiğinde güncel olma.
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.
• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

1. Kanun Kapsamında Kişisel Veri İşleme ve Paylaşım Amaçları
2. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Amaçlar

Kanun uyarınca kişisel veriler, kural olarak veri sahibinin açık rızası bulunmaksızın işlenememektedir. Bununla birlikte Kanun, 5 ve 6. maddeleri kapsamında kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler bakımından açık rıza bulunmaksızın veri işlenebilecek birtakım durumları belirlemiştir.

5. madde uyarınca kişisel veriler,

• Veri işlemenin kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için ilgili verilerin işlenmesinin zorunlu olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması,
• Kişisel verilerin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, hallerinde veri sahibinin önceden alınmış açık rızası bulunmasa dahi (gerekli aydınlatmanın yapılmış olması koşuluyla) işlenebilecektir.

Öte yandan, Kanun, kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri “özel nitelikli” veya “hassas” kişisel veri olarak tanımlamış ve bunların işlenmesi için daha ağır şartlar öngörmüştür. Buna göre, özel nitelikli kişisel veriler, veri sahibinden açık rıza alınmış bulunan haller dışında ancak aşağıdaki koşullarda işlenebilecektir

• Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri, kanunlarda öngörülen hâllerde işlenebilecektir.
• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler, ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbı teşhis,  tedavi  ve  bakım  hizmetlerinin  yürütülmesi,  sağlık  hizmetleri  ile  finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenebilecektir

1. Kişisel Verilerin Paylaşımına İlişkin Amaçlar

Veri işlemeye uygun şekilde, kişisel verilerin üçüncü bir tarafla paylaşılması (aktarım) da ilgilli veri sahibinden bu doğrultuda açık rıza alınmış olmasına tabi kılınmıştır. Ancak Kanun’un 8. maddesine göre veri işlemeye izin verilen şartlarda veri aktarımı da gerçekleştirilebilmekte olup bu doğrultuda yukarıda Bölüm 2.II.a’da belirtilen şartların varlığı halinde veri sahibinin rızası bulunmasa dahi kişisel veri veya özel nitelikli kişisel veri aktarımı yapılabilecektir.

Kanun, kişisel verilerin üçüncü taraflara aktarımı ile ilgili olarak yurtdışına aktarımı özel koşullara bağlamıştır. Buna göre, kişisel veriler;

• Veri sahibinin açık rızasının bulunması halinde, veya
• Veri sahibinin açık  rızası bulunmadığı ancak yukarıda belirtilen diğer şartlardan bir veya birkaçının karşılandığı hallerde;verilerin aktarıldığı ülkede yeterli koruma bulunması veverilerin aktarıldığı ülkede yeterli koruma bulunmaması durumunda veri sorumlusunun ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlusu ile birlikte yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun izninin alınması kaydı ile yurtdışına aktarılabilmektedir.
• Kanun Kapsamı Dışında Kalan Haller

Kanun’un 28. maddesi uyarınca aşağıdaki durumlarda Kanun uygulanmayacaktır:

• Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi
• Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

Bölüm 3. Kişisel Verilerin ŞİRKETİMİZ Tarafından İşlenmesi

1. ŞİRKETİMİZ Tarafından İşlenen Kişisel Verilerin Kategorizasyonu

ŞİRKETİMİZ tarafından kişisel veriler, aşağıda tanımlı kategoriler altında işlenmektedir:

Veri Kategorisi	Kişisel Veri Kategorizasyonu Açıklama
Kimlik Bilgisi	Ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, avukatlık kimliği, evlilik cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan bilgiler (örn. TCKN, pasaport no., nüfus cüzdanı seri no., ad-doyad, fotoğraf, doğum yeri, doğum tarihi, yaş, nüfusa kayıtlı olduğu yer, vukuatlı nüfus cüzdanı örneği)
İletişim Bilgisi	Kişiyle iletişim kurulması amacıyla kullanılan bilgiler (örn. e-mail adresi, telefon numarası, cep telefonu numarası, adres)
Lokasyon Verisi	Veri sahibinin konumunu tespit etmeye yarayan veriler (örn. araç kullanımı sırasında edinilen lokasyon verileri)
Müşteri Bilgisi	Ürün ve hizmetlerimizden faydalanan müşterilere ait bilgiler (örn. müşteri no, meslek bilgisi, vb.)
Müşteri İşlem Bilgisi	Ürün ve hizmetlerimizden faydalanan müşteriler tarafından gerçekleştirilen her türlü işleme ilişkin bilgiler (örn. talep ve talimatlar, sipariş ve sepet bilgileri, vb.)
Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi	Fiziksel mekana girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler (örn. giriş çıkış logları, ziyaret bilgileri, kamera kayıtları vb.)
İşlem Güvenliği Bilgisi	ŞİRKETİMİZ’ in ve ilgili tarafların teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğini sağlamak amacıyla işlenen kişisel veriler (örn. kişisel veri sahibiyle ilişkilendirilen işlem ile o kişiyi eşleştirmeye ve kişinin o işlemi yapmaya yetkili olduğunu gösteren Internet sitesi şifre ve parola gibi bilgiler)
Risk Yönetimi Bilgisi	Şirketimizin ticari, teknik ve idari risklerini yönetebilmek için işlenen kişisel veriler (örn. IP adresi, Mac ID vb. kayıtlar)
Finansal Bilgi	Kişisel veri sahibi ile mevcut hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlar kapsamındaki kişisel veriler (Örneğin: veri sahibinin yapmış olduğu işlemlerin finansal sonucunu gösteren bilgiler, kredi tutarı, kart bilgisi, kredi ödemeleri, ödenecek faiz tutarı ve oranı, borç bakiyesi, alacak bakiyesi vb.)
Özlük Bilgisi	ŞİRKETİMİZ çalışanlarının özlük haklarının oluşmasına temel olan kişisel veriler (kanunen özlük dosyasına girmesi gereken her türlü bilgi ve belge)
Çalışan Adayı Bilgisi	ŞİRKETİMİZ nezdinde iş başvurusu yapmak üzere bilgilerini paylaşan veri sahiplerine ait, başvuru değerlendirme sürecinde kullanılan kişisel veriler (örn. özgeçmiş, mülakat notları, kişilik testleri sonuçları vb.)
Çalışan İşlem Bilgisi	ŞİRKETİMİZ çalışanlarının işle ilgili gerçekleştirdiği her türlü işleme ilişkin kişisel veriler (örn. işe giriş-çıkış kayıtları, iş seyahatleri, katıldığı toplantılara ilişkin bilgiler, güvenlik sorgusu, mail trafikleri izleme bilgisi, araç kullanım bilgisi, şirket kartı harcama bilgisi)
Çalışan Performans ve Kariyer Gelişim Bilgisi	ŞİRKETİMİZ çalışanlarının performanslarının ölçülmesi ve kariyer gelişimlerinin insan kaynakları politikaları kapsamında planlanması ve yürütülmesi amacıyla işlenen kişisel veriler (örn. performans değerlendirme raporları, mülakat sonuçları, kariyer gelişimine yönelik eğitimler)
Yan Haklar ve Menfaatler Bilgisi	ŞİRKETİMİZ çalışanlarına sunulan yan hak ve menfaatlerinin takibinin yapılması ve tedarikçi çalışanlarının bunlardan faydalandırılmasına yönelik işlenen kişisel veriler (örn. özel sağlık sigortası, araç tahsisi)
Pazarlama Bilgisi	ŞİRKETİMİZ tarafından pazarlama faaliyetlerinde kullanılacak veriler (örn. pazarlama amcıyla kullanılmak üzere toplanan kişinin alışkanlıkları, beğenilerini gösteren raporlar ve değerlendirmeler, hedefleme bilgileri, cookie kayıtları, veri zengileştirme faaliyetleri)
Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi	Hukuki alacak ve hakların tespiti ve takibi ile borç ve kanuni yükümlülüklerin ifası amacıyla işlenen kişisel veriler (örn. mahkeme ve idari merci kararı gibi belgelerde yer alan veriler)
Denetim ve Teftiş Bilgisi	ŞİRKETİMİZ’ in kanuni yükümlülükleri ve politikalarına uyumu kapsamında işlenen kişisel veriler (örn. denetim ve teftiş raporları, ilgili görüşme kayıtları ve benzeri kayıtlar)
Özel Nitelikli Kişisel Veri	Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri
Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi	ŞİRKETİMİZ’ e yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler (örn. talep ve şikayetler, bunlarla ilgili kayıt ve raporlar)
Görsel ve İşitsel Veri	Kişisel veri sahibiyle ilişkilendirilen görsel ve işitsel kayıtlar (örn. fotoğraflar, kamera kayıtları ve ses kayıtları)

egorizasyonu Açıklam

1. Kişisel Verilerin ŞİRKETİMİZ Tarafından İşlenme Amaçları

ŞİRKETİMİZ, yukarıda belirtilen kapsamda kişisel verileri aşağıdaki amaçlarla işlemektedir:

• Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası
• Bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi
• Çalışanlar için yan haklar ve menfaatlerin planlanması ve icrası
• Çalışanlara yönelik kurumsal iletişim ve/veya çalışanların katılım sağladığı kurumsal sosyal sorumluluk ve/veya sivil toplum kuruluşları faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası
• Çalışanların iş faaliyetlerinin takibi ve/veya denetimi
• Finans ve/veya muhasebe işlerinin takibi
• Hukuk işlerinin takibi
• İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması
• Faaliyetlerinin etkinlik/verimlilik ve/veya yerindelik analizlerinin gerçekleştirilmesi

faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası

• Faaliyetlerinin planlanması ve icrası
• İş ortakları ve/veya tedarikçilerin bilgiye erişim yetkilerinin planlanması ve icrası
• İş ortakları ve/veya tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi
• İş sağlığı ve/veya güvenliği süreçlerinin planlanması ve/veya icrası
• İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası
• Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
• Kurumsal yönetim faaliyetlerin planlanması ve icrası
• Lojistik faaliyetlerinin planlanması ve icrası
• Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası
• Müşteri memnuniyeti aktivitelerinin planlanması ve/veya icrası
• Müşteri talep ve/veya şikayetlerinin takibi
• Personel temin süreçlerinin yürütülmesi
• ŞİRKETİMİZ çalışanları için iş akdi ve/veya mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• ŞİRKETİMİZ denetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
• Dışardaki eğitim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
• ŞİRKETİMİZ faaliyet ve prosedürlerinin ve/veya ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin
• temini için gerekli operasyonel faaliyetlerinin planlanması ve icrası
• ŞİRKETİMİZ içi eğitim faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası
• ŞİRKETİMİZ içi oryantasyon aktivitelerinin planlanması ve icrası
• ŞİRKETİMİZ faaliyet alanı ve/veya tesislerinin güvenliğinin temini
• ŞİRKETİMİZ’ in sunduğu hizmetlere bağlılık oluşturulması ve/veya arttırılması süreçlerinin planlanması ve/veya icrası
• Sözleşme süreçlerinin ve/veya hukuki taleplerin takibi
• Stratejik planlama faaliyetlerinin icrası
• Tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası
• Ücret yönetimi
• Verilerin doğru ve güncel olmasının sağlanması
• Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi
• Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi
• Kişisel Verilerin ŞİRKETİMİZ Tarafından Aktarılması ve Veri Aktarımı Gerçekleştirilen Tarafların Kategorizasyonu

Kişisel veriler ŞİRKETİMİZ tarafından, yukarıda belirtilen amaçlarla yetkililerimize, iştiraklerimize, iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile özel kurumlara aktarılabilecektir.

1. Kişisel Verilerin ŞİRKETİMİZ Tarafından İşlenmesi Usulü

ŞİRKETİMİZ, veri sorumlusu sıfatı ile Kanun’dan doğan yükümlülükleri kapsamında, veri sahiplerinden kişisel verilerini temin etmeden evvel Kanun’un 10. maddesi doğrultusunda veri sahiplerini aydınlatmaktadır. ŞİRKETİMİZ tarafından gerçekleştirilen herhangi bir veri işleme süreci Kanun’da belirtilen ve yukarıda Bölüm 2.II.a ve b’de detaylandırılan artıları karşılamadığı takdirde ise veri sahiplerinden açık rızaları temin edilmekte ve ilgili süreçler bahsi geçen açık rıza çerçevesinde sürdürülmektedir.

Kanun kapsamında açık rıza, “belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza” olarak tanımlanmış olup bu doğrultuda ŞİRKETİMİZ veri sahiplerini Kanun’un 10. Maddesi uyarınca aydınlattıktan sonra açık rızalarını temin etmektedir.

Kanun kapsamında kişisel verilerin saklanması için herhangi bir süre belirlenmemiş olmakla birlikte, genel ilkeler uyarınca kişisel verilerin ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesi esastır. ŞİRKETİMİZ, söz konusu ilkeye uygun bir şekilde saklama süreleri tespit etmek adına, her bir veri işleme süreci ile ilgili olarak yürürlükte bulunan mevzuatı ve sürecin amacını esas alarak bir değerlendirme yapmaktadır. Bu doğrultuda ŞİRKETİMİZ, asgari olarak yasal yükümlülüklerinin gerektirdiği süre ile ve her halükârda ilgili zamanaşımı süreleri dolana kadar kişisel verileri saklamaktadır.

ŞİRKETİMİZ, bahsi geçen sürelerin sona ermesi durumu da dahil olmak üzere herhangi bir süreç kapsamında ilgili kişisel verinin işleme amacının ortadan kalkması ile birlikte kişisel verileri Kanun’a uygun bir şekilde anonimleştirmekte, silmekte veya yok etmektedir. Kanun kapsamında anonimleştirme “Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi” şeklinde tanımlanmış olup Şirketimiz anonimleştirme faaliyetleri yürürlükteki mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirilmektedir.

1. Kişisel Veri Güvenliği

ŞİRKETİMİZ, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak adına yetkisiz erişim risklerini, kaza ile veri kayıplarını, verilerin kasti silinmesini veya zarar görmesini engelleyecek makul teknik ve idari önlemleri almaktadır. Bu kapsamda tarafımızca asgari aşağıdaki aksiyonlar alınmaktadır:

• İşlenen kişisel verilere uygun yazılımsal ve donanımsal güvenlik önlemlerinin alınması
• Kanun kapsamında öngörülmüş bulunan denetimlerin gerçekleştirilmesi
• ŞİRKETİMİZ içi eğitimler ve prosedürler ile çalışanların Kanun’a uyumunun sağlanması
• ŞİRKETİMİZ içi yetkilendirmeler ile bilgiye erişimin gereklilik esasına dayalı bir şekilde sağlanması ve kayıt altına alınması
• Kişisel veri işleme faaliyetlerinin süreç bazında takibinin gerçekleştirilmesi
• Tedarikçilerle ilişkilerde kişisel verilerin korunması ve güvenliğinin sağlanması ile ilgili sözleşmesel taahhütlerin alınması

Bölüm 4. Veri Sahiplerinin Kanun’dan Doğan Hakları

1. Veri Sahiplerinin Hakları

Kanun’un 11. maddesine göre kişisel veri sahipleri;

• Kendisi ile ilgili kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kendisi ile ilgili kişisel veri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme ve yok etme talepleri neticesinde yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin
• kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Kanun’un 28. maddesinin 2. fıkrası belli hallerde veri sahibinin veri sorumlusundan zararlarının tazmini dışında bir talepte bulunamayacağını düzenlemiştir. Buna göre,

• Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
• Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
• Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması durumlarında ilgili verilere yönelik olarak yukarıda belirlenen haklar kullanılamayacaktır.

1. Hakların Kullanılması

Veri sahipleri, yukarıda bahsi geçen hakları kullanmak için Başvuru Formu’nu kullanabileceklerdir.

Başvurular, ilgili veri sahibinin kimliğini tespit edecek belgelerle birlikte, formun ıslak imzalı bir kopyasının elden veya noter aracılığıyla ya da Kanun’da belirtilen diğer yöntemler ile – ŞİRKETİMİZ Sema Kırtasiye Dış Tic. Ltd. Şti; Başakşehir Mahallesi Prof. Dr. Necmettin Erbakan Cd. 9/B Başakşehir/ İstanbul – Türkiye adresine iletilmesi veya ([email protected]) adresine kayıtlı elektronik posta gönderimi ile veya ŞİRKETİMİZ’ e daha önce bildirilen ve ŞİRKETİMİZsisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinden gönderilecek e-mail ile gerçekleştirilebilmektedir. Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından bahsi geçen yöntemler dışında bir yöntem öngörülmesi halinde başvurular bu yöntemle de iletilebilecektir.

Yukarıda belirtilen yöntemlerden biri ile iletilen veri sahibi talepleri, ŞİRKETİMİZ tarafından azami otuz gün içerisinde değerlendirilmekte ve cevaplanmaktadır. ŞİRKETİMİZ, özellikle başvuru sahibinin ilgili veri sahibi olup olmadığının değerlendirilmesi amacıyla başvuru sahibinden ek bilgi ve belge talep etme hakkını saklı tutmaktadır

Veri sahibi başvuruları kural olarak ŞİRKETİMİZ tarafından ücretsiz olarak değerlendirilmektedir. Ancak Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından veri sahibinin talebine ilişkin bir ücret belirlenmiş ise, Şirketimiz bu ücret üzerinden ödeme talep etme hakkına sahip olacaktır.

Üçüncü kişilerin başvuru yapması halinde; Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

MÜŞTERİ BİLGİLERİNİN KORUNMASI POLİTİKASI

Amaç

Bu politikanın amacı Sema Kırtasiye Dış Tic. Ltd. Şti müşterilerinin/Girişimcilerinin belirtmiş ve belirtmemiş olduğu gizli bilgisinin mahremiyeti hususunda personelimizin uyulması gereken kuralları tanımlamaktır. Müşterinin/girişimcinin gizli bilgisi kapsamına ticari, tasarım, imalat, fatura vs gibi müşteriyi/girişimciyi rahatsız edebilecek konular girmektedir.

Kapsam

Bu politika, Yıkı Sema Kırtasiye Dış Tic. Ltd. Şti müşterisine/girişimcisine karşı yerine getirmekle görevli olduğu gizliliği prensibini tüm çalışan personelini kapsamaktadır.

Sorumluluk

Bu politikanın kontrolünden Genel Müdür ve Kalite Yönetim Temsilcisi, uygulanmasından ve dokümanların muhafazasından Sema Kırtasiye Dış Tic. Ltd. Şti. içindeki tüm bölümler ile birlikte Kalite Yönetim Temsilcisi sorumludur.

Tanımlar ve Kısaltmalar

SEMA KIRTASİYE: Sema Kırtasiye Dış Tic. Ltd. Şti

ŞİRKETİMİZ: Sema Kırtasiye Dış Tic. Ltd. Şti

UYGULAMA

Genel Kurallar

Müşterilerimizin/girişimcilerimizin bütün kişisel ve kurumsal bilgilerin (ticari, idari, mâli vb.) güvenliğinin sağlanması için aşağıda belirtilen hususlara dikkat edilmektedir.

Veri güvenliği konusunda üç temel prensibin göz önüne alınması gerekmektedir. Bunlar; gizlilik, bütünlük ve erişilebilirliktir.

Kurumda kimin hangi yetkilerle hangi verilere ulaşacağı çok iyi bir şekilde tanımlanmıştır. Rol bazlı yetkilendirme yapılmakta ve yetkisiz kişilerin bilmemesi gereken kayıtlarına erişmesi mümkün olmamaktadır.

Müşteri/girişimci kayıt bilgileri firmamıza aittir. Yetkilendirilmiş çalışanlar ancak kendisine kayıtlı olan müşterilerin/girişimcilerin kayıtlarına erişebilmektedirler.

Müşteri/girişimci bilgileri ticari amaçlı olarak da üçüncü şahıslara iletilemez.

Şirket içinde ve dışında telefon ile konuşurken müşteri/girişimci ile ilgili ticari ve müşteriyi/girişimci zora sokabilecek bilgilerin üçüncü şahısların eline geçmemesine azami özen gösterilmektedir.

Sistem Güvenliği

Veriye erişirken dört temel prensibin gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Bunlar; İzlenebilirlik, kimlik sınama, güvenirlik ve inkar edilememedir. Bilgi sistemlerinde güvenlik veriye erişim bazında olmaktadır. Bunun için bu sistemin özellikle yazılım ve veritabanı erişim katmanlarında özel uygulamalar oluşturulmaktadır.

Veriye erişecek kişiler aşağıdaki şekilde tanımlanmıştır. Sisteme giriş için tanımlanmış müşteri/girişimci ve çalışanlarımız bu bilgilere erişebilmektedir. Firmamızda çalışan personel işten ayırılırken ona verilmiş olan parola gibi bilgiler değiştirilmektedir. Gerektiğinde saat ve/veya gün bazında belirlenen bir sure için bazı kullanıcı ve istemci makinelerin sisteme oturum açmalarına kısıtlama getirilmektedir. Aynı kullanıcı kodu ile aynı anda birden fazla oturum açılmasına izin verilmemektedir. Sadece yetkisi olan kullanıcılar için veri girişi ve/veya verinin elde edilmesi için erişim izni verilmektedir.

Birçok kullanıcının veri tabanında sadece belirli bir veri setine erişim yetkisinin denetlenebilmesini sağlamak için çok katmanlı denetim mekanizmaları oluşturulmuştur. Veri tabanında tutulacak verilerin tutarlılığı tam ve kesin bir şekilde sağlanmaktadır. Bunu sağlamak için en azından, veri onay (validation), çapraz sorgulama (cross-checking) ve mükerrer kayıt önleme gibi ölçütler uygulanmaktadır.

Kullanıcı aktiviteleri (yapılan tüm işlemler ve erişimler) izlenebilmektedir. Veri tabanı üzerinde yapılan şüpheli işler denetlenebilmektedir. Sistemin hem etkin bir şekilde yönetilmesi, hem de yetkisiz erişimlerin engellenmesi ve izlenmesi anlamında gelişmiş bir kontrol mekanizması oluşturulmuştur. Sistem, hangi kullanıcının sistemin hangi kısmına ne zaman ve nereden eriştiğine dair (zaman damgası-date stamp, işlem, kullanılan istemci bilgisayar tanımı gibi bilgileri de içeren) kayıt tutulmaktadır.

Sistemlere erişim için tek yönlü şifreleme kullanılmaktadır. Firma içerisinde veya firma ile başka ağlar arasındaki tüm haberleşme şifreli yapılmaktadır. Bütün iletişim VPN teknolojilerini kullanmaktadır.